Innehåll
Att ta tid att skriva en utbildningshandbok för anställda kan verka som en syssla. Att använda Microsoft Word 2007-verktyg gör denna process enklare. Innan du börjar skriva, gör lite planering. Bestäm vilka uppgifter dina anställda måste slutföra och vilka som kan beskrivas för att hjälpa dem. Planera i vilken situation du kommer att använda manualen, antingen i en ansikte mot ansikte eller på en självstyrd rundtur. När du väl har en uppfattning om vilken typ av manual du behöver, här är några verktyg du kan använda för att göra din idé till verklighet.
Förberedelse
Steg 1
Använd gränsverktyget i Word för att skapa en lista över uppgifter som den anställde måste lära sig på flera nivåer. Denna process hjälper dig att bestämma hur lång din manual kommer att vara och hjälper till att dela upp arbetet i mindre delar, lättare att förklara för anställda. För att använda gränsverktyget i Word måste du börja med ett tomt dokument och välja "Hem". I gruppen "Stycke" finns det tre knappar: punkter, siffror och flernivåslista. Välj "flernivåslista" eller så kan du klicka på nedåtpilen för att välja en lista med gränsalternativ. Du kan också skapa dina egna. Skriv dina parametrar. Gå till nästa nivå på listan på flera nivåer genom att trycka på "Tab". för att gå tillbaka, tryck på "Skift + Tab". Skriv i steg för utbildning och annan information för att förklara för dina anställda hur de utför de uppgifter som krävs för jobbet.
Steg 2
Använd sidhuvudets och sidfotsfunktionerna i Word för att lägga till sidnummer, sektionsinnehåll och en titel för varje sida i dokumentet. Sidhuvud och sidfot är viktiga visuella referenser för den anställde att veta var han befinner sig i utbildningshandboken. När du tränar kan du lägga till siffror på sidorna för att relatera vissa sidor till vissa ämnen. Klicka på "Infoga flik" och välj sedan "Sidhuvud" i rubriken & sidfoten. Du kommer att ha alternativ för rubrikformat eller så kan du skapa dina egna. Rubriken visas på varje sida i din manual, eller så kan du ändra den så att den bara visas på motsatta sidor så att din manual följer en bokrad. Sidfot visas längst ner på sidan och används vanligtvis för att visa sidnummer, datum och användarinformation. Klicka på "Sidfot" i rubrik- och sidfottsektionen och som du gjorde tidigare kommer du att ha flera typer att välja mellan.
Steg 3
Lägg till ett omslag för att skilja ditt utbildningsmaterial från andra föremål som du delar ut till dina anställda, till exempel en anställdsguide. Skapa ditt eget omslag genom att klicka på "Infoga flik" och sedan "Omslag" i sidavsnittet. Du kommer att se olika omslagstilar som du kan välja mellan eller skapa dina egna. Ge din handbok en beskrivande titel; inkludera skapandedatumet och författarna, eftersom dessa handböcker ofta produceras i grupper.
Steg 4
Lägg till rubriker som hjälper dig att skapa en innehållsförteckning för ditt träningsdokument. Detta hjälper också till att organisera visuellt för att underlätta din anställds användning. Skapa olika rubrikformat för varje ämne med den förinställda ramen (den här rubriken är inte densamma som den längst upp på sidan). Rubrikformat är typsnitt som du använder för att ange olika träningsavsnitt, liksom olika underavsnitt.
Om du skriver en handbok om hur man skriver företagskorrespondens bör rubrik 1 vara "Hur man skriver ett företagsbrev" och då kan undertexten vara "Vad ska man inkludera". För att markera rubrik 1 och 2, välj "Hem" och i stilavsnittet ser du ett antal olika stilar som du kan välja bland rubrik 1, rubrik 2, bildtext etc. Välj den text du vill ha som första rubrik 1 och klicka på avsnittet "Rubrik 1" för att ange dess betydelse. Klicka på nästa avsnitt för att skapa din rubrik 2. Följ hela kanten, välj rubrik 1 och 2. Dessa kommer att ingå i innehållsförteckningen när du är klar.
Steg 5
Lägg till en tabell och innehåll (TDC) för att hjälpa din anställd att hitta information de kan behöva när det är lämpligt. Om du redan har lagt till de primära och sekundära rubrikerna i ditt dokument, låt Word göra jobbet och skapa TDC åt dig. Klicka i början av dokumentet, där du vill att TDC ska visas (vanligtvis efter omslaget) och klicka på "Referenser" och sedan "Innehållsförteckning" i avsnittet homonymt. Du kommer att se en lista över automatiska tabeller som du kan använda. Klicka på ett av de automatiska valen så kommer din TDC att visas med de förvalda rubrikerna.
Steg 6
Ordna dina rubriker och avsnitt i din träningshandbok i en steg-för-steg-ordning. Det sista och viktigaste avsnittet i handboken bör vara indexet. Ju mer komplett ditt index är, desto lättare kan eleven hitta svar efter sidnumret senare. Välj ett ord som du vill infoga för att skapa ett index. Klicka på "Referenser" och sedan "Checka in" för att fortsätta göra detta för varje objekt du vill lägga till i indexet. När du är klar, bläddra ner till slutet av din träningsmanual och lägg till indexet genom att klicka på "Referenser" och sedan "Infoga index".
Steg 7
Kontrollera stavningen och spara filen. När du har skapat den första träningshandboken kan du göra den till en modell för andra handböcker genom att klicka på "Öppna" och sedan "Spara som", när dialogrutan visas, i avsnittet "Spara som typ" klickar du på pilen för att ner och välj "Wordmall (.dotx)" och sedan kan du återanvända ditt arbete i andra utbildningshandböcker.