Hur man skriver en policy och procedur manual

Innehåll

vägbeskrivning
tips
varning
Vad du behöver

Att skriva en policy- och procedurhandbok kan tyckas som en skrämmande uppgift, vilket kan vara sant, om du inte tänker på vissa variabler i förväg. Att skapa ljudplanering gör det lättare att skapa en policy- och procedurhandbok för leverantörer, anställda och chefer. Det konsekventa dokumentationssystemet som också underlättar utarbetandet av kontrakt som överensstämmer med vissa standarder, som ISO9000.

vägbeskrivning

Att skapa en policy- och procedurhandbok kan vara svårt om du inte planerar korrekt (manuell vagn med tidning i lagerhus av terex från Fotolia.com)

Definiera omfattningen av ditt projekt genom att konsultera andra företags regler. Se till att någon del av politiken eller förfarandena redan är dokumenterad någon annanstans och avgöra om förfarandet kommer att vara specifikt för företaget, regionen, divisionen, funktionen gruppen eller uppgiften. Det här hjälper dig att definiera de ursprungliga och sista parametrarna för omfattningen.
Bestäm dokumentformatet. Konsolidera dem genom att kontrollera de viktigaste policydokumenten. Politiken tenderar att vara bredare, medan detaljerna i arbetsuppgifterna tenderar att vara mer specifika.

I stora företag är det vanligt att ha fyra eller flera nivåer av dokumentation med globala förfaranden som täcker allt, som etik, gåvor, ägarinformation, e-postprotokoll och delningsförfaranden som handlar om miljö-, regerings- och anställningsregler.

Procedurer relaterade till funktionella grupper eller uppgifter kan ändras enligt lokala verksamheter, men måste fortfarande uppfylla kraven på de högsta dokumentnivåerna. Till exempel kan du ha tre olika reparationscenter som fungerar oberoende, men du måste agera på samma sätt när du skickar order till distributionscentralen. Globala politiken kommer att vara generell, men de specifika detaljerna i processer relaterade till hur varje centrumfrågeställningar (vem, när, vad och varför) kan variera något. Ställningar och ansvarsområden ingår vanligtvis i rutinerna.
Definiera och profilera allt som kommer att ingå i policyhandboken. Börja med steg relaterade till stora förfaranden som kunddesign, kvitto av inköpsorder, tillverkning, inspektion, leverans och produktinsamling.

Politiken är styva protokoll som informerar de anställdas förväntade beslut och ansvarsområden i specifika situationer. De är vanligtvis relaterade till lagar och reglerande överensstämmelse.

Procedurer är steg som markerar en logisk sekvens av händelser, inklusive verktyg, kommunikation, processflöde och nödvändiga färdigheter.

Använd profilen som utgångspunkt för indexet.
Bestäm vart informationen ska lagras och den utvecklade revisionskontrollen. Att utveckla en granskningskontroll från början är viktig, så genom att börja skriva och redigera kan du spåra ändringar.

Översynskontrollprocessen måste också ha en nivå av auktoritet och kontroll så att alla som är involverade i processen vet hur man gör förändringar och genomför dem.

Låt aldrig flera versioner av samma dokument redigeras samtidigt som det kan orsaka framtida problem. Använd först in, först ut-metod och, vid behov, modifiera igen för att hålla reda på förändringar.
Skapa mallar för procedurer, policyer och flödesdiagram, så att de som skriver dokumentationen inte behöver oroa sig för format.

Lägg avsnitt i dessa mallar så att författarna anger andra dokument, verktyg och länkar som behövs för att organisera materialet. Ange formatet och se till att vissa avsnitt, till exempel ordlista, ska vara en del av huvuddelen eller dokumentet som referens. Att ge författare bästa möjliga vägledning om kraven kommer att minska behovet av ett nytt jobb senare.
Tilldela redaktörer och ämnesexperter för att utveckla innehållet i varje avsnitt. Ge dem ett exempel för att titta på den begärda mallen och markera andra regler, till exempel att skriva akronymer i sin helhet, hur generaliserade eller detaljerade de borde beskriva stegen i rutinerna.

Om det finns beslut som ska fattas inom ramen för förfarandena, markera ytterligare referenser och ge medarbetarna tillräcklig information med alla möjliga vägar för att hjälpa dem att fatta välgrundade beslut. Poäng som kräver beslutsfattande är vanligtvis där förfaranden misslyckas, så försök att vara så tydlig som möjligt på dessa områden. Innan du publicerar, validera proceduren med någon bredvid dig, följ varje steg som beskrivs och försök att identifiera eventuella problem.
Tilldela ett översynsteam för att vägleda och redigera de slutliga publikationerna för att hålla dokumentationsspråket och detaljnivåen konsekvent över de olika stadierna av processen.

Lösar inkonsekvenser genom att förbättra tränings- och träningsmetoderna. Tilldela en rimlig granskningsperiod (till exempel 48 timmar) så att alla har samma förväntningar när det gäller prioriteringar.
Tilldela ansvar för varje förfarande och ange auktoritetsnivåer. Processen bör byggas över periodiska recensioner. När folk lämnar sina inlägg, bör nya chefer tilldelas de respektive förfarandena. För uppdateringar och revideringar bör anställda samråda med policyansvarig att gemensamt kunna ändra policy och rutiner som situationen förbättras eller förändras.

tips

Om en uppgift eller procedur utförs av mer än en person eller en grupp, standardisera den först och dokumentera sedan den.
Vissa kunder kommer inte att stänga avtal med företag eller företag som inte har ISO-standarder eller liknande regler för processdokumentation som kundservice, kontrakt, finans, lager, kommunikation, kvalitet och juridiska dokument. ISO ger generella och branschspecifika mallar och träning för snabb och enkel utformning av policyer och rutiner, och är en internationellt erkänd standard.
Skapa processer för utbildning, utbildning och genomförande av reviderade rutiner när du behöver dem. Att ändra en standard som ingen konsulterar hjälper inte anställda.

varning

Vissa förvaltningar föredrar att tillhandahålla vag information om förfaranden för att möjliggöra tolkning och minimera revisioner. Andra föredrar att använda detaljerad information så att anställda kan fungera bättre.
Använd detaljerat måttligt, när det finns diskussioner eller möjlighet till olika tolkningar av språk eller innehåll eller problem med processen på grund av oklara instruktioner, granska det specifika avsnittet för att förtydliga det.
Det är väldigt vanligt att politiken och förfarandena går ur kontroll, dupliceras eller överflödig, eller blir för detaljerad för att hantera.
Använd index och försök att minimera dubbletter genom att tilldela personer till andra sektioner i andra områden efter behov.
Miljölagstiftningen är mycket viktig. Skapa en process för att styra nya rutiner som gör det möjligt för dem att arbeta i ett preliminärt tillstånd innan de publiceras. Se till att träningspasset kommer att slås med lanseringen av de nya rutinerna, annars kommer det att bli kontrovers och frustration. Be om hjälp från experterna; detta kommer att undvika många "finger pekar" i framtiden.