Innehåll
Anteckningarna som du skriver som revisor berättar mycket om din yrkeserfarenhet och din trovärdighet. Revisorer ansvarar för att skriva alla typer av noter, inklusive de informella för kollegor och handledare, de formella för de avdelningar och fakturorna för kunderna. Ett dåligt skrivet noteringsbrev kan förvirra mottagarna och skada prestige i ditt företag. Att lära sig att skriva bokföringsmemor med klarhet och noggrannhet är nyckeln till effektiv affärskommunikation och skapa ett gott rykte inom din organisation.
vägbeskrivning
-
Bestäm publiken och syftet med ditt memo. De flesta av dem brukar uppmärksamma problem, erbjuda lösningar, kommunicera företagets officiella mål eller förmedla ny information. Skicka inte ett meddelande till ett helt kontor om det bara gäller en avdelning. Också överväga materialets känslighet och huruvida informationen kommer att överföras bättre genom ett officiellt memorandum eller kommuniceras personligen.
-
Formatera anteckningsrubriken med följande avsnitt: TO: (mottagarens namn och titel), DE: (ditt namn och titel), DATUM: (fullständigt och aktuellt datum) och SUBJECT: (vad memo handlar om).
Se till att mottagarna behandlas med rätt namn och formella jobbtitel. Var specifik och kortfattad i din ämnesrad. Till exempel kan "slutet på terminen" som ämnesrad betyda något för mottagaren. Använd istället något som "Nya arkiveringsprocesser i slutet av terminen".
-
Ge en kort sammanfattning av vad noteringen handlar om i öppningssegmentet. Syftet med öppningsgängan är att göra det klart för mottagaren varför de får memo och varför de borde läsa dokumentet. Håll öppningssegmentet i en kort stycke.
-
Lägg till ett sammanhang som beskriver problemet, händelsen, omständigheten eller sammanhanget i notatet. Kontexten kan vara öppningsmenyn i ditt nästa stycke ("På grund av förvirringen i samband med inlämningsförfarandena under den sista terminen ...") eller en fullständig separat paragraf beroende på hur mycket information som behövs för att få allt mottagare att hålla sig ajour.
Följ sammanhanget med arbetssegmentet, vilket är den del av notatet som beskriver vad som görs för att lösa problemet eller problemet ("Vi genomför nya ansökningsförfaranden för nästa termin ..."). Håll uppgiftssegmentet till en mening eller ett kort stycke, beroende på problemets komplexitet.
-
Spåra uppgiftstråden med en komplett diskussion som ger ytterligare detaljer och support. Diskussionsgänget bör vara den längsta delen av notatet och innehåller alla fakta och forskning som stöder rekommendationen (erna) som fastställts av den. Förfara med de mest relevanta detaljerna och styrkan i beviset.
-
Slutför noteringen med ett kortslutningssegment, inte mer än ett stycke, som på ett rättvist sätt beskriver de åtgärder du vill ha memo-mottagaren att ta ("Börja nästa månad, följ de nya lagringsprocedurerna. .. "). Betona hur mottagaren kommer att dra nytta av genom att följa de åtgärder som beskrivs i noteringen ("Vi hoppas att dessa nya lagringsprocedurer sparar din tid och minskar din arbetsbelastning ...")
tips
- Bifoga listor, grafik, artiklar eller annan relevant källa till ditt meddelande. Lägg till en anteckning i slutet av noteringen om du har några bilagor, till exempel "Ansluten: Ny lagringsprocedur".
- Om det här är ditt första meddelande, kolla en kollega eller handledare för noggrannhet och se till att du inte lämnar något.
varning
- Att skicka ett meddelande med felaktigt skrivande av namn, titel eller e-postadress kan leda till att kollegor inte tar notan på allvar och till och med skadar sitt rykte om det upprepas. Kontrollera alltid två gånger för att få fullständig noggrannhet innan du skickar memo.