Betydelsen av ett kalkylblad

Innehåll

• beräkningar
• dela
• extramaterial
• anpassningsbar

Om du arbetar med bokföring, kommer du sannolikt att använda ett program som gör kalkylblad på din dator. Kalkylblad är en utveckling från de gamla som görs på papper och är mycket användbara av olika skäl. De är idealiska för att upprätthålla organisationen när man arbetar med nummer.

Kalkylblad är användbara av flera anledningar, inklusive enkel att utföra beräkningar (Jupiterimages / Photos.com / Getty Images)

beräkningar

En av de viktigaste fördelarna med ett kalkylblad är möjligheten att göra beräkningar enkelt och snabbt. Genom att ställa in alternativet "automatisk summa" kommer du automatiskt att få totalt uppdaterade när du lägger till, tar bort eller ändrar ett värde. I ett pappersark måste du räkna om resultatet varje gång du ändrade listan över nummer, vilket tar mycket tid och ökar chanserna att göra misstag.

dela

Kalkylark är särskilt användbara när du vill dela data med andra. Med ett handgjord dokument måste du kopiera och skanna dem och skicka dem via e-post. Med en elektronisk version kan du dock bifoga ditt dokument till ett e-postmeddelande till alla som vill komma åt. Dessutom kan delningen av dokumentet på en enhet på jobbet låta dina kollegor visa den från sina egna datorer.

extramaterial

Beroende på det kalkylbladsprogram du använder är det vanligt att det kommer med en mängd extrafunktioner som kan bidra till att markera dina data. Du kan till exempel skapa grafer baserat på data i dina tabeller. Detta kan göras med några få musklick, något viktigt om du har lite tid. Andra tillägg inkluderar möjligheten att sortera olika kolumner och kategorier i ditt dokument och kopiera data direkt till ett annat verktyg, till exempel ett presentationsprogram.

anpassningsbar

Beroende på vilket program som används kan du kanske se dina filer på olika sätt. Detta gör användningen av kalkylblad mycket användbar oavsett hur du vill komma åt dem. Om du producerar ett dokument på jobbet, kan du till exempel e-posta det till dig själv och fortsätta arbetet från en annan plats. Om din smartphone stöder filformatet kan du också komma åt det via enheten och granska data när du är borta från din dator.