Hur man skriver en memo-stilrapport

Författare: Eugene Taylor
Skapelsedatum: 14 Augusti 2021
Uppdatera Datum: 1 December 2024
Anonim
BAKHSH PILOV Bukharian Jews 1000 year old RECIPE HOW TO COOK
Video: BAKHSH PILOV Bukharian Jews 1000 year old RECIPE HOW TO COOK

Innehåll

Memo-stilrapporter är lämpliga för korta dokument (mindre än tio sidor) som kommer att distribueras inom organisationen. Försäljningsrapporter och projektanalysdokument är till exempel kandidater till memoformatet. De behöver inte all den pomp och introduktion som formella rapporter kräver. Detta gäller huvudsakligen rapporter som distribueras varje vecka, månadsvis eller var fjärde månad. Trots detta borde du ta samma försiktighet som du skulle med någon företagskorrespondens när du planerar, skriver och fyller i en memo-stilrapport.


vägbeskrivning

Använd memo-stilrapporter för rutinmässiga meddelanden (memo bild av Angie Lingnau från Fotolia.com)

    Planera rapporten

  1. Spåra de ämnen som rapporten kommer att omfatta. Ta läsarnas synvinkel och var noga med att inkludera all information som de behöver eller vill ha.

  2. Sök efter din rapport. Samla all relevant information som behövs för att täcka ämnena i steg 1.

  3. Skapa visuellt stöd för att illustrera de data du har samlat in. Ge varje bild en relevant titel och en bildtext.

  4. Granska din sökning och bestäm vilka titlar du vill använda för att dela upp och presentera din rapport. Dess format och innehåll bestämmer titlarna i avsnitten. Det är till exempel meningsfullt att en försäljningsrapport innehåller en sektion för varje försäljningsregion eller produktlinje.


    Skriv rapporten

  1. Skriv din rapportkropp och håll din läsare i åtanke. Sätt i visuellt stöd där det är lämpligt.

  2. Skriv en administrativ sammanfattning som ger läsarna en kort översikt över viktiga punkter i rapporten.

  3. Skapa ett index som anger var de specifika sektionerna börjar.

  4. Skapa ett illustrationtabell som låter läsarna veta varifrån varje diagram, figur eller tabell kan hittas.

  5. Skriv ut ett överföringsmemo. Om ditt företag använder utskrivna noteringar eller en mall, använd dem. Annars, använd ett enkelt format. Var noga med att inkludera rubriker och "från", "till", ämne och datumfält.

    Slutför rapporten

  1. Sätta samman den fullständiga rapporten och placera de delar du skapade i följande ordning: sändningsnota, innehållsförteckning, lista med illustrationer, administrativ sammanfattning, rapportorgan.


  2. Be en vän eller kollega att granska din rapport.

  3. Gör nödvändiga korrigeringar.

tips

  • Om din rapport går till flera mottagare kan du skapa en distributionslista istället för att inkludera alla namn i sändningsmeddelandet. Lista namnen alfabetiskt eller sätt namnen på de viktigaste personerna längst upp i listan. Gör ditt sändningsmeddelande som om det var omslaget till ett CV. Skriv som om du levererade rapporten personligen till läsaren. Populära titlar för rapporter inkluderar: Introduktion, Problemanalys, Mål, Rekommendationer, Trender, Tidslinje och Projektets milstolpar, Alternativa metoder och kostnader.