Innehåll
E-post har blivit det föredragna kommunikationsmedlet i näringslivet. Det är snabbt, pålitligt och fungerar som en skriftlig dokumentation av transaktioner som gjorts. Inkorgen är emellertid översvämmade med skräppost, så det är viktigt att din e-post sticker ut från så många andra, särskilt om du försöker skapa ett möte med någon för första gången.
Var direkt
Var så direkt som möjligt vid skrivandet av e-postmeddelandet och, om möjligt, skicka det direkt till den person du vill träffa med och inte till inkorgen som delas av avdelningen. Om detta är oundvikligt, sätt i fältet "Ämne" till det e-postmeddelande till vilket det riktas. I meddelandets kropp går du direkt till punkten; förklara orsaken till mötet och fråga om tillgängligheten för den person som ska träffas med dig. Om du tar någon till mötet, vänligen meddela dem dem i e-postmeddelandet. Förklara vad du är med på mötet. Till exempel, säg att du vill berätta målen för försäljning eller vem ska ersätta João da Silva i bokföring.
Välj rätt ämne
Fältet "Subject" är det första som personen kommer att läsa och vanligtvis är det vad som bestämmer om e-postmeddelandet öppnas eller inte. Därför är det viktigt att detta fält inte är för långt. E-postproblem ska vara korta och enkla - du kan alltid diskutera mer information i efterföljande e-postmeddelanden om mötet är bekräftat.
Kontrollera din stavning
Det finns aldrig för mycket för att förstärka detta tips: Ingenting är sämre för ett första intryck än e-postmeddelanden med frekventa stavfel, grammatik och interpunktion. Dessa fel gör att ditt e-mail ser ut som någon form av skräppost och ökar chanserna att skickas till facket. Mer noggrann kontroll före e-post kan förhindra mycket huvudvärk. Det ideala är att be någon annan att läsa den och kontrollera denna typ av fel om mottagaren är en mycket viktig kund.
Var artig
Begär ett möte med någon handlar om första intryck. Om det är första gången du kontaktar personen, använd de mest utbildade språkformulären du kan. Håll efternamnet och använd alltid titlar som Herr eller Fröken. I en första e-post, använd aldrig "Hello" som en hälsning; detta gör att du ser oprofessionellt ut. I slutet av e-postmeddelandet, sätt alltid "Tack", "Hälsningar" eller "Hälsningar". Domstolar är alltid lämpliga i korrespondens via e-post.
Diskutera mötesinformation
Ange per e-post datum och tid för mötet som om du gjorde det med brev. Gör klart när du kommer att vara någonstans nära mottagaren; till exempel, säg på vilka datum du kommer att vara i mottagarens stad. Var tydlig om vad du vill diskutera. Att säga att du vill prata om "försäljning av gräsklippare under andra kvartalet" ger mottagaren en bättre uppfattning om vad som kommer att diskuteras än en enkel "Försäljning".