Innehåll
Memoarer är en av de mest nämnda funktionerna i det dagliga kontorslivet, de verkar spridas från nästan överallt och kan täcka ett nästan oändligt antal ämnen. Utgivandet av noter är emellertid för ett antal grundläggande ändamål och har vanligtvis tydliga identifierbara mål som i allmänhet berörs av lösande situationer och tillhandahåller kompletterande information om ett ärende som inte kräver ett möte på det.
problem
Problem kan snabbt identifieras och diskuteras inom ramen för ett memorandum, så att anställda omedelbart blir medvetna om potentiella svårigheter och nya utmaningar som närmar sig. Dessa problem kan variera, eftersom vissa kan diskutera trender som kommer att utvecklas på lång sikt (till exempel en minskning av effektiviteten hos en viss avdelning) eller kan vara mindre formell och mer omedelbar (till exempel att informera anställda om dåligt väder innan de återvänder hem i slutet av dagen). En kännetecken för dessa noteringar om problem är att de kan begära feedback för att överväga möjliga lösningar och framtida strategier.
lösningar
Lösningsbaserade memorandum kan ge ett urval av information, t.ex. snabbkorrigering av tekniska problem, tillkännagivande om att en ny strategi har beslutats att ta itu med ett befintligt problem eller ge aktuell information om inmatningskoder och säkerhetsmekanismer. Lösningsmemorandum är också ett tillfälle att uppmärksamma anställda som har visat sin användbarhet eller kreativitet för att möta specifika utmaningar genom att kommunicera med andra om deras framgångar (till exempel: "Vi vill tacka Mathew Baker för hans samordningsarbete för att förbättra vårt kärnnätverk. datorer, så att systemet kan fungera betydligt snabbare än förra månaden. ").
återkoppling
Feedback memos finns i många olika former, även om dessa kan differentieras mellan anteckningar som skickas till olika anställda och anteckningar skickade till en enskild individ. När återkopplingsmeddelanden skickas till en stor grupp kan de uppdatera medarbetare om problem som tidigare uppstod i möten, vilket ger en känsla av sammanhang och kronologi till tidigare diskussioner (ett exempel på detta skulle vara ett meddelande tacka anställda för att delta i en blod donation eller lagarbete övning). När feedback skickas till en enskild medarbetare är det emellertid vanligtvis mycket specifikt och relaterat till kvaliteten på arbetet som levereras av arbetstagaren och vilka områden som bör fokuseras på framtida förbättringar.
Kommentarer om situationer
Från tid till annan kan det vara lämpligt för chefer att skicka anteckningar om pågående händelser eller att göra officiella kommentarer om vissa situationer, till exempel "Vi vill varmt tacka brandkåren för deras hjälp under den senaste tiden vårt lager ". Denna typ av memorandum kan också innehålla instruktioner för anställda att inte offentligt kommentera vissa interna frågor: till exempel "Vi skulle vilja begära att alla anställda avstår från att offentligt spekulera om vår potentiella sammanslagning med ett annat företag som skulle kunna undergräva avtal pågår. "