Innehåll
Det är viktigt för en liten företagare eller för personalavdelningen ett stort företag att ordentligt organisera alla filer om anställda. Det finns några viktiga saker att hålla i en grundläggande personlig notering för varje anställd. På dessa grundläggande flikar kan du skilja information i sektioner istället för att lägga allt i slumpmässig ordning. Dessutom lägger du till filer efter behov för varje anställd och håller uppdaterade filer för alla anställda.
vägbeskrivning
-
Välj en mapp som kan spara tillräckligt med papper för varje anställd token. Använd en andra mapp för anställda medicinska journaler. Hängande mappar kan vara bäst för dessa. Då kan du bädda in undermappar inuti dem och använda flikar mellan sektioner.
-
Den första mappen för varje anställd, den grundläggande personliga filen, ska innehålla anställdas personuppgifter, såsom adress och nuvarande telefonnummer. Be anställda att uppdatera denna information, om det behövs, varje år, kanske i början av året eller under rekrytering. Nödkontaktinformation bör också hållas här.
-
Om du delar upp de hängande mapparna i sektioner kan det andra avsnittet innehålla CV och ansökan om jobbet samt referenser och anställningsavtal.
-
Lägg alla dokument undertecknade av arbetstagaren när han gick med i företaget i tredje delen. Vanligtvis kan du hitta formulär som W-4-avgifter, träning mot sexuella övergrepp, smutsavtal och anställdspolitisk kunskap här - men inte I-9-formuläret.
-
Lägg kommentarer om arbetstagaren i en sektion. Eventuell avkastning på en anställdas granskning borde behållas här. Inkludera dokumentation för löneökningar eller disciplinära åtgärder. Spara kopior av relevanta examensbevis, certifikat eller träningsbekräftelser som arbetstagaren också fått i den här mappen. Håll en sektion för försäkringar, hälso- och pensionsuppgifter.
-
All medicinsk information måste sparas i en separat mapp. All information som rör arbetstagarnas hälsa bör lagras här. Detta har att göra med sekretess och kan inte grunda någon befordran eller andra personliga beslut om den berörda personens medicinska historia, säger HRdirect.
-
Håll en tredje mapp för alla anställda som är skadade på filen. Här kommer du att placera olycksrapporter, arbetstagarens ersättningskrav och andra medicinska journaler.
-
Sätt i alla I-9 formulär i dina separata mappar eller bindemedel, HRdirect-tillstånd. Separera I-9s från gamla anställda till de yngre.
Om du gör löneavgift på ditt kontor, behåll bara en lönekatalog.
tips
- Medarbetare får granska dina filer, men du får inte ta bort mappen eller objekten från den.
varning
- Alla anställda mappar måste hållas i ett säkert och låst läge.
Vad du behöver
- mappar