Hur man är en bra receptionist i företag

Innehåll

• vägbeskrivning

Många företag är beroende av receptionisten för att ställa in tonen för dem. Ändå spenderar de lägsta möjliga tid på att fylla den positionen, med fokus på det "professionella" laget.

vägbeskrivning

Receptionister är företagets offentliga ansikte (kundservice bild av Mat Hayward från Fotolia.com)

1. En viss typ av person är specialiserad för att träffa och hälsa på kunder och svara på telefonsamtal. Den anställde som aldrig har en dålig sak att säga om någon, som är vänlig och optimistisk, och gillar att behaga folk är det bästa alternativet för denna position.

2. En bra receptionist bör svara på telefonen med en unik touch, med betoning på ett visst ord. Det ska svaras med ett leende på hans ansikte och ett genuint intresse för vad personen i den andra änden av linjen har att säga. Därför är kontor ofta beroende av röstinspelningssystem. Detta är ett sätt att förlora till en livlig, glad och vänlig röst på den andra raden.

   
   

   Du behöver en receptionist som klär sig för att imponera på dina kunder och stolta över ditt arbetsområde.

3. Det är viktigt för en bra receptionist att vara effektiv för arbetsgivare. Om någon på laget är extremt upptagen, borde hon veta det. En informerad receptionist kan hjälpa anställda att undvika onödiga möten i sista minuten utan att förlora viktiga möten.

   Det är bekvämt att en receptionist initierar en diskussion med kunden, så länge det inte är kontroversiellt. Du vill inte att din kund antar att receptionistens filosofi strider mot företagets. Allmänna angelägenheter och ljusteman är stora.

4. Receptionisten bör vara en förlängning av ditt marknadsföringsteam.Håller koll på viktiga datum och ger den nödvändiga informationen till din klient så att de känner sig speciella är gåvor som en bra receptionist behöver ha.

   
   

   Hon bör se till att företagsbroschyrer finns på soffbordet, behåll kaffekanna full och fräsch, skålen med godis kompletteras och se till att kunderna går igenom receptionen utan problem.

5. Om du inte har upprättat ett gemensamt schema för receptionisten att få tillgång till planerade möten, skulle det vara en bra idé att schemalägga detta. Du kan göra det enkelt om du är ansluten till ett nätverk, bara låt det ansluta också. Om ditt e-postsystem inte tillåter denna teknik är det möjligt att ställa in en kalender på internet och be alla att lägga ut de möten som receptionisten behöver veta på webbplatsen.