Innehåll
Administrativa assistenter arbetar vanligtvis för att ett kontor ska fungera optimalt. De flesta företag föredrar administrativa assistenter med minst gymnasieutbildning, två eller flera år på college och erfarenhet av att arbeta på ett kontor. De kan hjälpa någon specifikt eller hjälpa hela laget. En administrativ assistent måste ha många färdigheter och kompetenser för att kunna utföra sin roll effektivt.
Social förmåga
En administrativ assistent kan rapportera till mer än en person. Dessutom kan varje handledare ha olika mål och mål för honom. Därför bör du kunna arbeta med alla handledare för att se till att alla önskade och / eller begärda uppgifter eller uppdrag uppfylls. Som en del av hans uppgifter måste en administrativ assistent (se till att kontoret fungerar effektivt) hjälpa sina medarbetare genom att samarbeta och arbeta som ett team.
Tidshanteringsförmåga
Administrativa assistenter måste kunna prioritera tid på jobbet. På en enda dag måste de utföra en lång lista med uppgifter och se till att var och en är klar inom den planerade tidsfristen.
Kunskap om kontorsmateriel
Kunskap om utrustning och arbetsmaterial, t.ex. faxmaskiner, är avgörande för alla administrativa assistenter. Han måste veta hur man använder telefonsystemet med flera linjer och / eller anknytningar. Dessutom bör du veta hur kopieringsmaskinen fungerar och till och med hur du fixar den vid behov.
Beräkningsförmåga
De flesta kontor är baserade på datorsystemfunktionalitet. Därför måste en administrativ assistent ha förmågan att förstå hur datorer fungerar. Dessutom måste han kunna skicka e-post, göra undersökningar på internet, kunna skapa kalkylark, skanna dokument och till och med lära andra kollegor om grundläggande datorfunktionalitet.
Skrivkunskaper
Många administrativa assistenter hjälper handledaren med att skriva dokument. Till exempel kan en handledare diktera ett dokument och be assistenten att granska möjliga stavfel eller grammatiska problem. Således behöver en administrativ assistent veta hur man producerar affärsbrev. Han kan behöva kontakta en säljare för att säkerställa att alla artiklar levereras i tid och korrekt enligt specifikationerna.