Innehåll
- Hantera VD: s åtaganden
- Organisera resor
- Anslut till styrelseledamöter
- Allmänna administrativa och kontorsuppgifter
- Kvalifikationer och färdigheter
- Arbetsmiljö och lön
En verkställande assistent till den verkställande direktören (VD) ger konfidentiellt och högt administrativt stöd till VD. Funktionerna kan vara administrativa och projektbaserade och omfatta schemaläggning av resor, organisera möten, hantera informationsförfrågningar, rapportering och korrespondens och kontakta styrelseledamöter. I den här positionen hanterar professionella ofta konfidentiell information, så jobbet kräver diplomati och diskretion.
Hantera VD: s åtaganden
VD har mycket upptagna scheman och mycket arbete. Därför är det ansvaret för den verkställande assistenten att hantera dessa poster och se till att han är tillräckligt förberedd för mötena. Före dem kan den verkställande assistenten förbereda dagordningen för mötet och ge nödvändig bakgrundsinformation för VD. Det är också ditt ansvar att hålla VD uppdaterad med det dagliga schemat så att han kommer dit i tid och vet var han ska vara.
Organisera resor
VD tenderar att resa ofta, och det är ofta ansvaret för den verkställande assistenten att organisera dessa resor och logistik, som kan inkludera bokning av flyg, biluthyrning och hotellboende. Han ansvarar också för att organisera möten, tillhandahålla grundläggande information och fylla i kostnadsrapporter för ersättning efter resan.
Anslut till styrelseledamöter
Verkställande assistenter kan också interagera med styrelsen. Arbetsuppgifter kan innefatta schemaläggning av styrelsemöten, hantering av logistiken för styrelsemöten, skicka material för granskning före möten, ta och distribuera anteckningar och förtydliga allmänna frågor för styrelseledamöter.
Allmänna administrativa och kontorsuppgifter
Den verkställande assistenten utför också allmänna administrativa och kontorsuppgifter, som att svara på telefoner, skicka fax och korrespondens, arkivera och göra kopior. Det kan också vara nödvändigt att organisera logistik för besökare, samordna telefonkonferenser, transkribera anteckningar och skriva korrespondens.
Kvalifikationer och färdigheter
En kandidatexamen föredras ofta, men en associerad examen kan vara acceptabel med tillräcklig tidigare arbetserfarenhet. Arbetsgivare tenderar att söka tre till fem års erfarenhet av att stödja seniorchefer, avancerade datorkunskaper och förmågan att skriva 60 ord per minut, ledningsföreställningar och hur man hanterar konfidentiell information och är multitasking. Personliga egenskaper som diskretion, hög professionalism, mycket uppmärksamhet på detaljer, organisation och skriftlig och verbal kommunikationsförmåga är också eftertraktade.
Arbetsmiljö och lön
Executive-assistenter arbetar ofta i en snabb kontorsmiljö och kan behöva arbeta övertid och helger när det behövs, förutom att följa med VD på resor. Lönen varierar mycket från företag till företag, men genomsnittet som observeras är cirka R $ 6000.