Innehåll
Microsoft Access ger en SQL-databas för sökfrågor till småföretag. Dess flexibilitet och kapacitet ger tillräckligt med datorkraft för en arbetsgivare. Att skapa en löneavgift i Microsoft Access är ett bra verktyg för att spåra anställningsrekord. Att inrätta ett komplett lönesystem, som beräknar bruttolön, avdrag och nettolön, kräver en mycket sofistikerad databasprogrammerare. En arbetsgivare med mellanliggande till avancerade färdigheter i Access kan skapa ett lönesystemsregistreringssystem.
vägbeskrivning
-
Namn och skapa en ny databas i kommandot "Nytt" på fliken "Arkiv". Välj fliken "Hem" och en ny tabell skapas. Byt till "Design Mode".
-
Ange namnet "Primär nyckel" i kolumnen "Fältnamn" i rad 1. "Kod" är standard med "Automatisk numrering" i kolumnen "Datatyp". Du kan antingen behålla eller byta till en annan unik identifierare, till exempel anställningsnummer eller CPF. Datatypen kan behållas som "Automatisk numrering" eller ändras till en manuell post, så länge som "Indexed" -egenskapen är inställd på "Ja (obehörig kopiering)".
-
Skapa fält för all information som krävs för nya anställda. Detta inkluderar: 1. Namn och efternamn, initialer eller mellannamn om så önskas 2. Bostads- och adressadress 3. Bostads-, kommersiellt och mobilnummer 4. Antal federal och statlig inkomstskatt som hölls vid källan 5. CPF 6. Förarbevis eller annan identifiering 7. En kryssruta för att säkerställa att kvalifikationen för "anställningsbevis" har kontrollerats 8. En textruta för inspelning av dokumenten kontrollerad 9. Datum för anställningens början 10. Datum för uppsägning (som ska fyllas i när arbetstagaren lämnar företaget) 11. Lön 12. Arbetstitel och annan information önskad av arbetsgivaren Återupptas kan skannas och bifogas i registret, om så önskas.
-
Tilldela datatypen till varje fält och ange de önskade egenskaperna för att formatera siffrorna, ange antalet tecken som är tillåtna i ett fält och bestämma om data ska indexeras. När du skapar en databas är det också klokt att lägga till ett beskrivningsfält som definierar sitt syfte, för att stimulera minnet senare när databasen behöver ändras eller revideras.
-
Spara bordet genom att ange namnet "Anställda" eller ett annat namn som är meningsfullt.
-
Välj "Skapa" fliken och klicka på "Form" -knappen i "Forms" -gruppen. Lägg till alla eller några fält i formuläret och spara det. Formatera egenskaperna för fälten för att matcha egenskaperna hos tabellen. Spara igen innan du återgår till "Form-läge" på "Visa" -knappen på fliken "Hem". Använd formuläret för att lägga till data.
-
Välj "Skapa" fliken och klicka på "Report" -knappen i "Rapporter" -gruppen. Lägg till alla eller några fält och växla till "Layout View". Ändra längden på kolumnerna och formatera namnfälten. Ändra teckensnitt och färger eller välj en förformaterad design från "Design" -menyn. Spara rapporten. Rapportmallen låter dig skriva ut lönepappersrapporter.
-
Kryptera databasen för ökad säkerhet. Stäng det och öppna det i exklusivt läge med pilen på "Öppna" -knappen i fönstret "Öppna" och välj "Öppna exklusivt". Klicka på fliken "Arkiv", välj kommandot "Information" och klicka sedan på "Kryptera med lösenord" i panelen "Information". När dialogrutan "Set Database Password" visas anger du ett lösenord och skriver in det igen för att verifiera. Klicka på OK. Nästa gång databasen öppnas, krävs lösenordet. Skriv det i fältet Lösenord, skriv det igen i Verifiera-fältet och klicka sedan på OK.
tips
- Starka lösenord är minst åtta tecken långt och innehåller siffror, versaler och små bokstäver och ett specialtecken som "!" eller "&". Använd egenskapen "Label" för att ge fälten namn på vanligt språk. Ompröva fältet "FirstName" till "Förnamn" ger ett mer professionellt utseende till rapporter. Det finns online- och detaljhandelslönsprogram som styr löne- och lönecheckberäkningar. Att göra detta i Access kräver extremt sofistikerad programmering och förståelse utöver omfattningen av denna artikel.
varning
- Det finns många proprietära punktkontroll- och rabattarklösningar till överkomliga priser för småföretagers bokföring. I de flesta fall är de mycket enklare att använda och kräver mindre tid att konfigurera än att skapa en egen databas för löneavgift.