Innehåll
Receptionen är ofta dörren till företaget och det är säkert den här avdelningen på kontoret som speglar företagets organisationskultur och därmed den person som också har receptionistens ställning. Första intryck är av största vikt i företagsvärlden, men det finns fler saker som är inblandade i denna position än att ge ett bra intryck på besökarna. Receptionistens ställning är en mångfacetterad ställning som, om den är indelad i arbetsuppgifter, lätt skulle kunna kräva flera anställda.
fördelar
Receptionisten är den första personen som hälsar kunder och konsumenter och meddelar att de stöder personal eller verkställande sekreterare med hjälp av e-post eller intercom-system. Ofta kan det störa när verkställande inte vill vara störd. Receptionen kan hantera över administrativ service så att du inte behöver anställa tillfälliga arbetstagare.
karaktär
Receptionistens ställning faller i den administrativa kategorin och de flesta rapporter direkt till HR, en administrativ samordnare eller kontorschefen. Multitasking är mer än bara ett buzzword i förhållande till receptionisten. I tystare tider kan hon övergå till en arkivist eller annan administrativ arbetare på ett integrerat sätt, vilket eliminerar behovet av ytterligare administrativ personal på det kontor där filerna kan finnas.
överväganden
Mottagning är branschen som kräver konfidentialitet, och denna position kräver utbildning för att behärska den. Den som valts för positionen har ansvaret för att upprätthålla lagar och säkerhetsregler. Vid anställning bör cheferna överväga att bakgrunden kontrollerar ett krav.
skulder
Eftersom receptionisten sällan har direkta rapporter kräver positionen möjligheten att utmärka sig i tidshantering samt excellens i förhållande till kunden. Några av de viktigaste funktionerna hos receptionisten är att svara på telefoner, mottagare och hälsningsklienter, arkivera dokument och stödja andra avdelningar (t.ex. bokföring), tillhandahålla, markera och avmarkera möten, göra besök, sortera och distribuera mail.
förväntningar
Receptionisten förväntas ha samma färdigheter som en administrativ assistent, eftersom arbetsuppgifterna bara är något annorlunda. Kompetensnivåer i Microsoft Office eller annan kontorsautomatisering bör vara över grundläggande. Om en administrativ assistent brukar utföra stödfunktioner på ett kontor, är receptionisten alltid för alla besökare. Med det i åtanke kommer ditt beteende alltid vara professionellt. Hon förväntas också veta sina dagliga prioriteringar, eftersom distraktioner och mindre viktiga uppgifter förekommer när som helst.