Innehåll
Ett lönesystem är absolut nödvändigt, för genom det kan du bearbeta din lönedel. De tre typerna av system är: manuella, datoriserade (används av företaget själv) och externt (outsourcet). Det manuella systemet kräver att du behandlar manuellt, datoriserat, lokalt gjort, använder programvara för att behandla lön och det externa systemet betyder outsourcing till en tjänsteleverantör. Ett flödesschema för lönesystemssystemet visar hur du behandlar det, optimerar proceduren och gör dig medveten om allt.
vägbeskrivning
-
Rita flödesschemat med ett programpaket - det här är det bästa sättet att få en professionell luft. Du kan dock rita diagrammet för hand. Skapa lådor och pilar som visar flödet av lönebearbetning, till exempel var det börjar och slutar.
-
Skapa ett flödesschema för ett manuellt lönesystem. Den ska visa alla manuella uppgifter som är inblandade i behandlingen av din lönedel via detta system.
Exempel: Samla poängkort, kolla dem för att se varje anställds status, kontakta handledare om fel eller tveksamma situationer och beräkna varje poäng kort manuellt. Skapa en sekvens som inbegriper bearbetningsuppgifter, som manuell beräkning av löner, lagavdrag (till exempel löneskatt), frivilliga avdrag (till exempel pension och hälsofördelar) och lönesättning. Gör en annan sekvens som visar efterbehandlingsuppgifter, till exempel manuellt skapa och visa löneposter, skapa och publicera dagliga poster och skicka löner till banken.
-
Gör ett flödesschema för det datoriserade systemet som används i företaget själv. Detta system eliminerar manuell bearbetning. Gör flödesschemat som är specifikt för dina lönesystems programkrav.
Exempel: Uppdatera punktdata i programvaran, granska den och undersöka vad som är öppet. Behandla löneavgiften genom mjukvaran, skriv ut förbehandlingsrapporten, kolla arket genom rapporten och gör nödvändiga ändringar.Skapa och skicka direkta insättningsfiler till banken, deponera anställningsfonder, betala bankavgifter och stäng löneavgift. När du stänger lönlistan sparar du löneuppgifterna i sin helhet för löneperioden på systemet.
-
Skapa ett flödesschema för det externa systemet. När du outsourcar din löneavgift, kommer tjänsteleverantören att be dig att skicka arkdata för varje löptid. Leverantören tillåter dig vanligtvis att skicka data via fax, email eller online. Flödesschemat bör innehålla detaljer om den metod som krävs.
Exempel på online-metoden: granska arbetsdagsdata, kontakta handledaren för eventuell förtydligande, rapportera förändringar i anställdas lön och arbetstidsdata på leverantörssystemet. Kolla in de uppgifter som lämnats in via leverantörens onlinesystem, lämna in den mottagna lönedata och fördela lönen.
tips
- Gör flödesschemat så att det rör sig om varje löneprocess. Uppdatera det när en systemändring inträffar.
- Flödesplanen bör innehålla federala och statliga skattskyldigheter, såsom inkomstskatt och rapportering.