Innehåll
När du skriver ett e-postmeddelande professionellt kan man tillbringa större delen av tiden för att se till att varje information har inkluderats, att den är formaterad korrekt och att stavningskontrollen har utförts. Glöm dock inte att stänga e-postmeddelandet. Att skapa ett professionellt slut på e-post kan göra stor skillnad i hur en person tar emot det. Lämna mottagaren med ett bra intryck av dig.
Kontaktinformation
Om du skickar ett professionellt e-postmeddelande för första gången är det en bra idé att avsluta det med din kontaktinformation, inte bara ditt namn. Även om mottagaren automatiskt kommer att få din adress efter att ha fått e-postmeddelandet, var noga med att erbjuda andra former av kontakt. Om du arbetar för ett visst företag, inkludera denna kontaktinformation, inklusive en adress. Ange ditt direkta telefonnummer och ange om det är en mobiltelefon eller en fast telefon. Om ditt företag har ett huvudkontor, se till att inkludera tillägget. Ju fler kontakter du lämnar, desto bättre är personens chanser att kontakta dig.
Förväntan på stängning
Writing Matters 'Leslie O'Flahavan älskar att avsluta ett professionellt e-postmeddelande med frasen "Jag ser fram emot ...". Hon säger att detta kommer att upprepa syftet med e-postmeddelandet. Dessutom sätter den personen som skickade e-postmeddelandet till dig i en svarposition. Om du till exempel skickade ett e-postmeddelande om en ledig plats bör det sluta med "Jag ser fram emot att höra ditt beslut om min ansökan". Mottagaren vet nu med säkerhet vad syftet med din e-post är.
Frågor och problem
När du stänger ett professionellt e-postmeddelande, se till att erbjuda en inbjudan till ett svar, till exempel "Låt mig veta om du har några frågor eller funderingar kring ..." eftersom detta ger mottagaren ett grönt ljus att svara utan att känna som om det stör dig, eller att din e-post var tänkt att vara det sista ordet. Detta håller också konversationen flytande. När du skickar ett e-postmeddelande, se till att alla inblandade är på samma sida och att alla frågor och problem har tagits upp.
Överväganden
Slutet på ett professionellt e-postmeddelande kan ha en personlig touch beroende på din relation till mottagaren. Med tiden kan en professionell kontakt bli en vän, så att du kan avsluta ett e-postmeddelande med ett internt skämt eller till och med en oberoende historia. Men gör inte detta förrän ett vänskapsförhållande har skapats. Att avsluta ett e-postmeddelande med "Med vänliga hälsningar" är en bra kompromiss. Detta visar att du inte bara är en affärsrelation utan en omtänksam person. Var inte rädd för att visa lite artighet i slutet av ett e-postmeddelande, särskilt om det är professionellt.