Innehåll
De flesta företag, oavsett om de är små eller stora, har en reception eller reception. Standardarbetet för en anställd som hanterar kundtjänst består av uppgifter och ansvar som förbättrar företagets effektivitet som helhet. Dessa anställda måste fullt ut förstå alla aspekter av deras roll för att kunna fullgöra sin roll på bästa möjliga sätt.
Betjäna som en gateway
Den viktigaste rollen som en mottagande anställd spelar är "gatewayen" eller gatekeeper. Du är den första personen som kunder ser vid ankomsten, och vanligtvis den första personen de pratar med när de ringer till kontoret. Du bör vara vänlig och artig mot kunderna, men också behålla sin auktoritet. Din attityd kommer att spegla positivt eller negativt på verksamheten som helhet och du bör alltid hålla detta i åtanke. Det är ditt ansvar att se till att överordnade bara tar emot de personer som de har tid att ta emot och med vilka de vill prata. Behandla alltid personen direkt och lämpligt; du kan behöva berätta för någon att han behöver lämna ett meddelande, eller att han ska sitta och vänta.
Rutinuppgifter
På de flesta kontor måste receptionisten hantera den dagliga verksamheten som att administrera e-post, lyssna på röstbrevlåda, förbereda kontanter, vattenplanter och refillbord. Att hålla en lista över alla dagens uppgifter kan hjälpa till att hindra dig från att glömma något. Det är också användbart att behålla en adressbok med viktiga och ofta använda nummer, eftersom det ofta är ansvaret för samtalet att ringa underhåll, IT och olika andra personer under hela dagen när problem uppstår.
Organisera dagordningen för åtaganden
Slutligen, om inte detta arbete har delegerats till en annan anställd, till exempel chefsassistenten, är mottagningen där agendan upprätthålls. Var alltid medveten om kommande aktiviteter och avbeställda möten. Kom ihåg att ange namn och antal personer som vill göra ett möte på dagar som är fulla, om en uppsägning upphör. Ibland kan det vara nödvändigt att göra provisoriska utnämningar, i så fall, lägg bara en post-it på schemat. Kom ihåg att alltid använda pennor eftersom det blir lättare att radera och täcka om det ändras tid.
