Innehåll
Skillnaderna mellan affärsbrev och mindre formella eller personliga brev finns i båda strukturerna för var och en. Informella personliga brev tillåter avsändarens diskretion i förhållande till dispositionen av elementen och andra föremål i brevet. Å andra sidan måste affärsbrev följa strikta standarder för stil och form. Nyckelelementen, såsom layout, styckestruktur och teknisk formatering, skiljer ett lämpligt affärsbrev från ett informellt brev.
Sidhuvud och stängning
Rubriken på ett företagsbrev måste innehålla avsändarens namn, adress och datum. Motivera rubriken i vänster marginal och välj ett enda mellanslag för informationen. Mottagarens kontaktinformation måste separeras från rubriken med ett enda blanksteg och innehålla mottagarens fullständiga namn och adress, inklusive postnummer. En person som skriver ett informellt brev kan välja att bara använda en hälsning i brevets rubrik. Att stänga ett företagsbrev kräver en avskedshälsning och en signatur. Ofta kommer ett affärsbrev att innehålla signaturen, såväl som avsändarens namn som skrivs under det och eventuella referenser eller titlar som innehas av författaren. Använd fyra mellanslag mellan avskedshälsningen och namnet som skrivs för den handskrivna signaturen. Avsändarens namn och en mindre formell hälsning räcker när ett personligt brev slutar.
Kroppstextstil
Personliga brev av informell karaktär kan bearbetas utan affärsbrevens stilistiska begränsningar. Avsändaren kan välja en stil eller ton för att matcha de normala egenskaperna hos interaktionen med mottagaren. I ett affärsbrev måste stilen överensstämma med brevets avsikt. Affärsbrev som syftar till att bekanta mottagaren med avsändaren eller företagstjänsterna bör börja med en introduktion. Avsändaren måste sedan använda textbalansen för att informera mottagaren om brevets avsikt eller begäran om handling. Till exempel bör ett försäljningsbrev presentera säljaren och produkten, ange hur produkten kommer att tjäna mottagaren och i slutändan uppmana läsaren till handling - att köpa produkten eller tjänsten.
Tekniska skillnader i format
Standardtekniska standarder för affärsbrev inkluderar 2 cm marginaler på sidorna med ett 2,5 cm utrymme längst upp och längst ner på sidan. Datum för affärsbrev måste stavas, inte förkortas, och inkluderar månad, dag och år. Avsändare bör använda lämpliga titlar i affärsbrev, men undvik uppsägningar. Mottagarens fullständiga namn måste visas i hälsningen med ett kolon i ett affärsbrev. Det personliga brevet kan innehålla ett för- eller titel- och efternamn följt av ett komma. Det bör finnas ett mellanrum mellan titeln, kontaktinformation för författaren och inledningshälsningen. Ett mellanrum är också standard mellan hälsningen och var och en av styckena i bokstäverna. Använd 12-punkts serif-teckensnitt, till exempel Times New Roman, i ett affärsbrev och enstaka mellanrum mellan texten. Affärsbokstäver ska alltid skrivas, men att göra dem handskrivna lägger till en personlig touch.
Viktiga frågor angående efterordet
Efter stängningen måste affärsbrev innehålla lämpliga inlägg, t.ex. utgivande av kopior. En "cc:" betyder att brevet också vidarebefordrades till andra människor. Efterordet är också lämplig plats för notering av material som ingår i ett affärsbrev. Medföljande dokument måste hänvisas, som artiklar som ingår efter avslutande signatur, med nummer och karaktär av rutmönstret i ett affärsbrev.