Innehåll
I ett upptagen kontor med flera konferensrum kan det vara svårt att hålla reda på vilka konferenslokaler som används och vid vilka tider. Kalenderen i Microsoft Outlook kan användas för att schemalägga dina möten, möten och evenemang och kan även användas för kontorsövergripande händelser, till exempel schemaläggning av konferensrum. Du kan ställa in en kalender för att schemalägga alla konferensrum, så att personalen enkelt kan se tillgängligheten för konferensrummet för vilket datum som helst.
vägbeskrivning
-
Öppna Microsoft Outlook. Klicka på "Kalender" i bokmärkespanelen. Högerklicka på "Kalender" och välj "Ny kalender". Ange ett namn för den nya kalendern, till exempel "Konferensrumschema".
-
Klicka på "Visa schema" i gränssnittslistan. Högerklicka på kalendern och välj "Ny möte".
-
Klicka på "kategorisera" på bandet och välj "Alla kategorier". Välj en färgkategori och klicka på "Byt namn". Ange ett namn för kategorin, till exempel "konferensrum 1" eller "hall konferensrum". Byt namn på de ytterligare färgkategorierna, en för varje konferensrum. Klicka på "OK".
-
Ange en titel för ett möte eller händelse i ämnes textrutan. Skriv numret eller namnet på konferensrummet i textrutan Plats. Ange startdag och tid för användning av konferensrummet med slutanvändningstiden. Om ett konferensrum ska användas i flera dagar kan du ändra slutdatumet.
-
Ange detaljerna i det planerade mötet för konferensrummet i huvudfönstret. Du kan inkludera en beskrivning av mötet och en lista över deltagare.
-
Klicka på "Kategori" på bandet och klicka på konferensrummet där mötet hålls. Denna färgkod i kalendern gör att mötet enkelt skiljer sig mellan de olika konferensrummen som används samtidigt.
-
Klicka på "Spara och stäng" för att stänga konferensrumsevenemanget och återgå till kalendern.