Innehåll
E-post ses fortfarande som en form av informell kommunikation. Även på jobbet slipper folk ofta hälsningar, stängningar och stavning. Men eftersom e-post för det mesta har ersatt memorandum och blir den primära formen av affärskommunikation följer den lämpliga etiketten och formatet är viktigt för både tydlighet och respekt för andra anställda.
Hälsningar och stängningar
Hälsningarna och stängningarna beror på vilken typ av relation du har med mottagaren av e-postmeddelandet.
I ditt första e-mail med en person börjar du med "Kära", följt av hans eller hennes namn. Det är vanligtvis naturligt att använda förnamn om inte ditt företag är mycket formellt. När förhållandet redan har upprättats kan du helt enkelt använda personens namn eller mer informella hälsningar som "Hej" eller "Hej" följt av mottagarens namn.
När du skickar meddelanden till en grupp, använd alltid "Kära", eftersom e-postmeddelanden som skickas till många mottagare brukar vara mer formella. Använd inte komplimanger som "God morgon" eller "God eftermiddag". När mottagaren läser e-postmeddelandet kan det vara en annan tid på dagen.
Stängningar följer samma regler som hälsningar. I det första e-postmeddelandet använder du en mer formell stängning, t.ex. "Bästa hälsningar" eller "Med vänliga hälsningar". När du redan har utväxlat e-postmeddelanden är stängning inte nödvändigt, men alltid med ditt namn som din signatur.
Andra samlingar
Före överensstämmelse är ämnet den första information som mottagaren kommer att läsa. Se till att du gör det meningsfullt, tydligt och kortfattat så att personen förstår innehållet i meddelandet och ger rätt prioritet.
Med ankomsten av bärbara elektroniska enheter blev många anställda vana att sätta innehållet i e-postmeddelandet i ämnet och trodde att det skulle vara bekvämare för mottagaren. Men den här typen av formatering verkar plötslig och oförskämd.
formatering
Använd rätt stavning, interpunktion och kapitalisering. Att ta hand om stavningskontroll och korrigeringstyp visar respekt för kollegor. Ett felplacerat komma kan ändra meningen med en mening. Tänk på att dina kollegor inte kan läsa ditt sinne, så gör referenserna tydliga ("Arbeta med honom på det projektet" - vem är "han" och "vilket projekt"?).
Skriv aldrig i stora bokstäver. SKRIVNING I KAPITAL LÅT DET FÖRSTA ATT DU SKRÄDER MED COLLEAGUE.
Skriv korta och objektiva punkter. Var vänlig, men om du inte har ett nära förhållande, undvik skämt och sarkasm, som ofta missförstås via e-post. Slutligen, bli av med uttryckssymbolerna.
utbildning
En ny studie i "Journal of Computer-Mediated Communication" visade att de som skickar utbildade e-postmeddelanden ses som mer användarvänliga och enkla än avsändaren av oförskämda e-postmeddelanden. Mer än det var mottagare av utbildade e-postmeddelanden mer villiga att arbeta med sina avsändare.
Du kan visa bra utbildning via e-post på samma sätt som i verkligheten. Använd "tack" och "tack" när du beställer.
Återigen, med din tid för att se till att e-posten är grammatiskt korrekt visar respekt för dina kollegor. Att försumma den delen innebär att din egen tid är viktigare än deras.