Innehåll
För företag är det viktigt att svara telefonen på ett professionellt och artigt sätt. Telefonen är fortfarande det primära kommunikationsmedlet mellan de flesta företag och deras kunder. Om du läser några kundrecensioner till företag märker du att de tenderar att bilda en allmän åsikt om ett företag enligt hur de behandlas i telefon. Kunder gör bedömningar utifrån antalet ringar innan samtal besvaras, hur de hälsas, hur länge de väntar och om de är nöjda i slutet av samtalet.
vägbeskrivning
-
Svara på telefonen före den tredje ringen. Eftersom detta kanske inte är möjligt varje gång, bör detta vara det övergripande målet. Kunder ser det inte som något professionellt när deras samtal inte besvaras snabbt. Även om du inte kan svara samtalet omedelbart hälsar du kunden och frågar dem att vänta ett ögonblick.
-
Besvara telefonen professionellt. I de flesta företag fungerar en standardhälsning bra, och du kan göra en övergripande policy så att alla samtal besvaras på samma sätt. Använd en enkel hälsning med ditt företags namn och fråga hur du kan hjälpa dig. Du kan till exempel säga något som, "God eftermiddag och tack för att du ringde XXX. Hur kan jag hjälpa dig?"
-
Lyssna noggrant när kunden talar. Klienter blir arg när de tror att personen inte uppmärksammar vad de säger eller behöver repetera många gånger vad de just sagt. Undvik att göra andra aktiviteter medan du är i telefon och ge dig fullständig uppmärksamhet åt kunden.
-
Smile medan du pratar. När du ler, verkar det mer tilltalande för telefonen och kunderna svarar positivt på det. Också, var alltid trevlig och artig, även när kunden är nervös och inte trevlig.
-
Tala långsamt och tydligt när du förklarar något till kunden. Kunderna vill inte vara rusade, som om du försökte stänga samtalet direkt. Det är särskilt viktigt att tala långsamt och tydligt när man förklarar långa processer eller förklarar företagets politik. Du måste förklara allt i detalj så att kunden förstår perfekt och lämnas inte utan tvekan.