Innehåll
Kundbrev följer i allmänhet specifika format och ser väl planerade och professionella ut. De har element som är universella, som hälsningar och avslutningar. De som pratar om faktureringsförfaranden innehåller information om företagets betalningspolicy och beskriver hur kunder ska betala sina fakturor. Ändringar av dessa policyer måste meddelas per brev som skickas per post till kunden och informera dem skriftligen om de ändringar som har skett.
Öppning
Brevets öppning innehåller datumet då det skrevs, mottagarens kontaktinformation och en hälsning. Avsnittet i brevet med hälsningen "Kära kund" kommer att skrivas i dubbelt mellanrum under kundens kontaktinformation. Hälsningen riktar sig till kunden korrekt med titlar som Herr eller Fru och efternamnet.
Syftet med brevet
Syftet stycke informerar din kund om att du skriver för att meddela dem att ändringar i faktureringssystemet kommer att ske. Denna punkt bör också innehålla garantier för att detta brev inte är en faktura.
Effekter på konsumenten
Effektavsnittet är detaljerat och visar hur ändringarna ditt företag genomför kommer att påverka kunden. Dessa effekter kan inkludera en ny faktureringsadress till vilken betalningar ska skickas eller nya faktureringsdatum. Dessa ändringar måste skrivas positivt och till förmån för kunden. Varje förändring bör beskrivas som en fördel för kunden såväl som för ditt företag.
Stängning
Avslutningsavsnittet ska innehålla ditt stängningsuttalande till kunden, till exempel "Tack för ditt beskydd", "Med vänliga hälsningar" eller ett enkelt "Tack". Den innehåller ditt skrivna namn, din signatur och kontaktinformation. En e-postadress måste också finnas för att kunder ska kunna kontakta dig om de har några frågor.